АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

orig.jfif

О КОМПАНИИ:

Подбор, поставка, монтаж, настройка, запуск и поддержка сварочного оборудования и расходных материалов. 

 

Миссия: Для решения производственных задач мы предлагаем нашим партнерам наиболее экономически выгодные технологические решения на базе современного надежного оборудования и высококачественных материалов.
 

Стратегия: В области технологии, оборудования, сервиса для сварки и резки стать авторитетом через качественное решение производственных задач наших партнеров.


Качество: Мы предлагаем нашим партнерам только высококачественное оборудование и материалы производства мировых лидеров в области сварки и резки.


Развитие: Мы постоянно совершенствуем обслуживание наших партнеров по всей России. Нашим приоритетом является удовлетворение потребностей заказчика. Мы помогаем развиваться и совершенствоваться нашим партнерам, и только через это мы видим успешное развитие нашей компании.

Исходные данные. В качестве базового программного продукта применяется УНФ 1.5. + CRM2.0.  Продукт очень гибкий для настройки управленческого учета. На предприятии работает более 50 сотрудников. Сервер работает на платформе Postgres SQL.

Отделы: Склад, отдел продаж, бухгалтерия, отдел логистики, сервис центр, отдел кадров, наличие удаленных подразделений. 

В данном кейсе хочется выделить следующие наиболее яркие  механизмы:

  1. Подключена телефония Дом.ру – в результате клиент получил автоматизированную систему управления звонков. При входящем звонке видно какой клиент звонит, кто ответственный менеджер. Есть возможность перезвонить клиенту не выходя из базы, просто нажав на кнопку дозвона. Это ускоряет процесс общения с клиентами, сокращает время менеджеров на звонки.

  2. В базе настроена подсистема проверки необходимых данных, таким образом исключается ошибки при вводе новых контрагентов, при вводе новой номенклатуры, при оформлении документов реализации, что экономит время на их переделку. Подключены сервисы для заполнения контрагентов по ИНН, что также исключает ошибки ввода.

  3. Настроен собственный расчет зарплаты –зашиты различные KPI. Благодаря собственной системе KPI каждый менеджер чётко понимает из каких показателей складывается его зарплата, какие показатели нужно подтянуть. Зарплату можно планировать в течение месяца чтобы достичь определённого уровня.

  4. Реализована автоматическое уведомление менеджеров по задачам. Благодаря автоматическим уведомлениям пользователям не нужно задумываться о том чтобы оповестить коллег по каким-либо событиям. События автоматически генерируются, к примеру при поступлении оплаты от клиентов, при наступлении даты отгрузки, при бронировании и снятии брони товара, и прочих различных событий. Тем самым ускоряется процесс обмена информацией между сотрудниками и не забываются какие-то ключевые моменты.

  5. Настроен и доработан механизм логистики для перевозки грузов.
    Каждый менеджер заранее готовит информацию по грузу, по объёму, по весу, чтобы данная информация хранилась и автоматически передавалась. Логист на основании данной информации подбирает автомобили с различных сервисов. Есть интеграция с сайтом грузоперевозок «Деловые линии» и с сайтом ATI.SU – площадка для частных грузоперевозок. Таким образом логист уже получает готовые данные о грузе, откуда везем, куда везём и соответственно подбирает наиболее подходящую транспортную компанию и вариант перевозки.

  6. Реализован механизм электронных служебных записок для согласования документов.
    Теперь менеджерам не приходится по каждому вопросу бегать к директору и согласовать необходимые требования. При отгрузке достаточно создать служебную записку с определенной темой.  Данный документ улетит ответственному лицу на рассмотрение, после утверждения, соответственно, задача пойдёт дальше на исполнение.

  7. Реализованы помощники расчета потребностей номенклатуры, заказа товара.
    Обработка позволяет анализировать средний расход товара за период, анализирует срок поставки данного товара и предлагает снабжению наиболее объективный вариант закупки.

  8. Настроена синхронизация данных с 1С:Бухгалтерия. Вся первичная документация загружается в 1С бухгалтерию для сдачи бухгалтерской отчётности.

  9. Расширен функционал коммерческих предложений с применением шаблонов pdf. Таким образом, используя шаблоны для разных товаров или групп товаров, коммерческое предложение формируется буквально за 2 щелчка.

  10. Автоматизирован процесс загрузки прайсов. А также поддержание розничной цены в актуальном состоянии на товары, которые зависят от курса валют. Розничные цены пересчитываются каждый день на текущий курс валюты, тем самым позволяя сохранять актуальную цену по продукции, избавляя менеджеров пересчитывать ее самостоятельно.

  11. Создана собственная подсистема базы знаний которая накапливает необходимые материалы для работы непосредственно с программой, либо в целом по предприятию, тем самым позволяет наиболее быстро обучить новый персонал. Наиболее часто возникающие вопросы можно почитать прямо не выходя из 1С, просто нажав кнопку «Инструкции» и найти необходимую информацию. Информация в базе может храниться в виде текста, картинки, файла или даже видеоролика.

  12. У ответственного лица на панели появляется кнопочка «поставить подпись» и непосредственно под документом появляется его скан подписи. Данный функционал упрощает подписание договоров, актов, счетов и прочих документов.

  13. Реализован функционал по массовой рассылке писем по дебиторской задолженности. Таким образом менеджеры могут сразу посмотреть всех должников, выбрать каждому должнику один из 5 вариантов писем (Напоминание об оплате, Напоминание о задолженности, Требование о погашении задолженности, Претензия либо Судебная претензия). И одной кнопкой разослать все шаблоны по выбранным должникам, что экономит время на создание и отправку писем вручную. 

 

В результате внедрения клиент получил автоматизированную систему для оперативного учета. Система в которой экономится время менеджеров на звонки, на почту, на переписку с сотрудниками, на подтверждение документов, на пересылку документов и прочее. Улучшено взаимодействие между отделами, увеличена скорость обработки документов. Уменьшено количество ошибок сотрудников при работе с 1С.


Это далеко не весь список нововведений внедренных в компанию и функционал с каждым днем пополняется новыми задачами.